Jak wygląda właściwie napisany mail służbowy?

Wbrew pozorom pisanie maili to nie taka prosta sztuka. Z pierwszymi problemami spotykamy się w szkole, bo nie do końca wiemy, jak możemy formułować pytania i zwroty w stosunku do naszych nauczycieli, czy dyrektora. Trudności jednak nie kończą się w podstawówce i ciągną się przez szkołę średnią i studia, aż po pracę, gdzie przecież również musimy pisać służbowe i oficjalne maile.

Kto uczy nas jak pisać maile?
W teorii tę wiedzę powinniśmy nabyć na lekcjach informatyki w szkole podstawowej albo średniej. Często jednak lekcje z maili są traktowane po macoszemu albo w ogóle omijane, bo wychodzi się z założenia, że młodzi ludzie doskonale potrafią się obsługiwać pocztą elektroniczną. Jest to całkiem słuszna założenie, bo faktycznie, o ile młodzi ludzie potrafią poruszać się po programie pocztowym, to niekoniecznie radzą sobie z pisaniem maili. Pan czy pani z informatyki nie zawsze wpada na pomysł, że powinna też przedstawić swoim uczniom, jakich zwrotów należy używać, a jakich powinno się unikać, żebym mail wyglądał jak najbardziej profesjonalnie i nikogo nie zgorszył.

Posługuje się tylko formalnym językiem
Oczywiście nie jest to zasada, która funkcjonuje zawsze kiedy wysłałem maila, ale kiedy nasza wiadomość jest skierowana do dyrektora, albo kierownika, albo po prostu osoby, której nie znamy, nie powinniśmy używać słów potocznych. Ten język nie tylko jest niemile widziany dlatego, że odbiera powagi mailowi, ale to tego nie każdy może go w pełni zrozumieć, zwłaszcza dotyczy to osób starszych. Dlatego przyjęte jest, że w korespondencji służbowej używamy formalnego języka, ale niewygórowanego czy eleganckiego tak, żeby osoba, która ją dostanie, mogła spokojnie go zrozumieć, jednocześnie nie spoufalaj się z nami zbytnio. Dzięki temu zachowujemy w pełni służbowe relacje.

Unikaj zwrotów, w których nie jesteś pewien
Jeśli nie wiesz, jakiej płci jest twój, rozmówca unikaj czasowników i innych słów, które odmieniamy właśnie pod kątem płci. Staraj się też nie używać zwrotów, które nie powinny być skierowane do osoby, której nie znamy takich jak “Witam” czy “ściskam gorąco całą rodzinę”. Zadbaj o to, żeby twój mail był jak najbardziej surowy, nie przekazywał żadnych emocji i nie zmuszał twojego rozmówcy do zbytniego spoufalania się z Tobą. Postaraj się też, żeby twój mail nie wskazywał na to, jaka łączy was relacja, czyli czy jesteś podwładnym, czy jesteś nad tą osobą. Przekaż w wiadomości, że osobę szanujesz, oczywiście nie dosłownie i zadbaj o to, żeby twój mail nie był zbyt nachalny.

A co z korespondencją grupową
Zdarza się, że musimy wysłać maila do kilku osób naraz. Sprawa znacznie się komplikuje. Taki mail musi być bardzo surowe i powinien być przede wszystkim dostosowany do tej osoby, którą znasz najmniej. Jeśli piszesz w korespondencję zbiorczo, musisz się też upewnić, że nie udostępnisz wszystkim jej odbiorcą maili osób, do których jest ona skierowana. Unikaj też jakiś prywatnych wtrąceń albo specyficznych dla ciebie żartów, zwłaszcza jeśli osoby, z którymi piszesz, w większości nie są ci znajome. Uważaj też na swoją skrzynkę służbową, ponieważ twój pracodawca może mieć do niej dostęp, a jeśli tak jest, to może przejrzeć, w jaki sposób piszesz swoje maile.